電話対応の基本をケース別に解説！不在時や休暇中、会議中はどうすべき？

差がつく電話マナー

コロナ禍になり、電話をほとんどしないという声も。苦手な電話対応でも困らないように、鉄板マナーをチェック！

東京外国語大学卒業。研修講師を経て、2007年からエイベックスグループホールディングス人事部にて人材育成に携わる。2010年に独立し、一般企業や大学でビジネスマナー研修、キャリアセミナーを行うなど多方面で活躍中
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「1〜3コールがベストタイミング。0コールでは相手も準備ができていなくて驚いてしまうかも。4〜5コールで取る場合は『お待たせいたしました』のひと言を。6コール以上になってしまった場合は『お待たせして申し訳ございません』と謝罪を」（北條さん、以下同）

「基本的にはビジネスシーンではNG。使っていいのは相手の声が聞こえにくい場合に『もしもし、聞こえますか？』のように使って。第一声は『お電話ありがとうございます』などと言うと好印象」

「この場合は、電波状況により相手にも声が届いていないケースもあるので大きい声ではっきりと『お電話が遠いようですが？』と伝えて、相手の反応を待ってみて。または『電波が悪いようですので、こちらからおかけ直ししてもよろしいでしょうか？』と伝えてもOK」

「『帰社時間は未定です』だけだと、わざわざ電話をしてきた相手に対し失礼になるので『よろしければご伝言をおうかがいいたしましょうか？』などのワンアクションがあると、相手も気分を害さずGOOD」

「『失礼ですが……』のひと言だけで相手に名乗らせようとする人がときどきいますが、それこそが失礼！　『念のために』のひと言を入れて、間違いがないように会社名をおうかがいするというスタンスで聞くのは失礼にあたりません。丁寧に言葉を尽くすことが大切です！」

「社用の携帯電話を持っていたり、名刺に携帯電話番号を載せている場合は教えてもいい場合もあります。その際は同僚や上司に事前に、教えていい場合とNGの場合を聞いておくとミスなくスムーズです」

「もし保留にして聞きにいける距離であれば待ってもらい、上司にメモを渡して対応をその場で聞きましょう。経営層などが集まるような重要な会議の場合は、用件を聞いて折り返しするのがベター」

「有給休暇を取ることは当然の権利なので、本来は伝えてもいいですが、取引先との仕事の状況的に言いづらい場合も。新婚旅行など日程が決まっている長期休暇の場合は、本人から先方に事前に伝えておくべき。判断できない場合は、休みと言及せずに不在を伝えて」